Egyik ügyfelemmel a folyamat feltárásról beszélgettünk. Mit értesz ez alatt – kérdezte, és miért hasznos a vállalkozásom számára. Mennyi időd van – kérdeztem én, napokig tudnék róla beszélni. Kezdjük az elején. Válassz ki egy folyamatot a vállalkozási menetben és kezdjük el felrajzolni, feltérképezni. Mi a célja, elvárt eredménye, a feladatok sora, amíg eljutsz a végére, kik vesznek részt benne. Készítsünk diagramot, ábrázoljuk a folyamatot. Kész? Akkor most kezdjük el elemezni.
Kockázatok
Hol vannak a kockázatok a folyamatban, azok a kritikus pontok, amelyek pénzbeli, jogi vagy akár reputációs kockázatot hordoznak. Egyszerű példa, számlázás. Terméket adunk, veszünk, szolgáltatunk, számlát állítunk ki. Pénzügyi kockázatot jelenthet, ha nem felel meg a számla a jogi elvárásoknak, vagy esetlegesen nem számlázunk ki valamit, így elmarad a fizetés. Fordított esetben akár duplán kifizethetünk egy számlát. A kockázat az, amit próbálunk elkerülni, az esetlegesen okozott károk mértékét csökkenteni, vagy egyszerűen elfogadni. Ez így viszont elég általános. Kellene egy viszonyítási alap. Különböző dimenziók alapján kockázatot elemzünk. A végén egy számot rendelünk hozzájuk és eldöntjük, mit akarunk velük kezdeni. Amennyiben alacsony kockázatot hordoz a folyamat, elfogadjuk, hogy a hiba megtörténhet, nem teszünk ellene. Közepes, vagy magas kockázat esetén megpróbáljuk valahogy csökkenteni a hiba bekövetkezésének valószínűségét. Csökkenteni egy számunkra elfogadható szintre, amit korábban már meghatároztunk. Hogyan tudjuk ezt megtenni?
Kontroll
Kontroll lépések, amelyek bevezetése csökkenteni fogja a magas kockázatú hibák bekövetkezésének valószínűségét. A példánknál maradva, napi szinten futtatunk egy riportot a vállalatirányítási rendszerből, hogy lássuk követte-e számla a készletmozgást. Excel alapú nyilvántartás esetén is hasonlóan eljárhatunk. Fontos, hogy a felállított kontroll végrehajtása ne kerüljön többe, mint a hiba bekövetkezésének esetleges költsége. A nem megfelelően kialakított kockázati szintek, besorolások mellett ez egy gyakori hiba. Túlkontrollálunk valamit, szükségtelenül sok energiát fektetünk az elkerülésébe.
Feltérképeztük a folyamatot, vannak besorolt kockázatok, ráépített kontroll lépések. Honnan tudjuk, hogy megfelelően működnek-e. Természetesen időszakosan ellenőrizni kell. A vállalkozások változnak, ugyanúgy a üzleti, gazdasági, jogi környezet is, amelyben működnek.
Ellenőrzés
Meg kell vizsgálni, hogy a kialakított kockázati szinteknek és a kontrollrendszernek van-e még létjogosultsága, szükséges-e változtatni. Illetve, tesztelni kell, hogy az operációs egységek, különböző csoportok alkalmazzák-e a leírtakat, vajon a kialakitott kontrolloknak megfelelően hajtják-e végre a feladatokat a folyamat során.
Miért fontos ez?
Így biztosítjuk, hogy a folyamatok költséghatékonyak legyenek. Az út legyen mindig egyenes, amin haladunk. A meglévő tőkét arra fordítsuk, ami fejleszti a folyamatokat és vállalkozásunkat. Megbízhatóbb, átláthatóbb működést eredményez. Gyorsabban tudunk reagálni az üzleti kihívásokra, ami versenyelőnyt jelent.
Nézzük át együtt a folyamatokat, és tegyük őket hatékonyabbá – officeassistance.hu