+36 70 297 8563 help@officeassistance.hu

A virtuális asszisztenciával kapcsolatban az első kérdés, ami felmerül, általában az együttműködéssel kapcsolatos. Hogyan lehet virtuálisan kapcsolatot fenntartani, elérhetőek-e a szükséges adatok és egyáltalán hogyan fog ez működni? Ilyen és hasonló kérdésekkel szembesülök. Nyugati országokban a virtuális asszisztenciának már múltja van, számos weboldalon találunk asszisztenseket. Nálunk inkább kialakulóban van a virtuális együttműködés. Nézzük milyen lehetőségek állnak rendelkezésünkre.

Tudom, hogy többen a kollégáim közül nem értenek velem egyet, de én a személyes és a virtuális jelenlét kettősségében hiszek. Sok adatfeldolgozó tevékenység esetében nem szükséges személyesen jelen lenni, online intézhető. Vannak viszont olyan folyamatok, ahol a kezdeti megbeszélés és későbbi kapcsolódási pontok kialakítása döntő lehet a feladat időre való elvégzése szempontjából. Ilyen terület például a controlling, folyamat feltárás, kockázatelemzés. Igen, ez mind olyan terület, amiben egy virtuális asszisztens a vállalkozások segítségére lehet.

Az sem elhanyagolható, hogy egy-egy nagyobb megbízás esetében fontos a bizalom kérdése, hiszen az ügyfelek vállalkozásukkal kapcsolatos adatokat bíznak ránk, ez személyes interakció nélkül szinte lehetetlen. A személyes megbeszéléseket arra használom, hogy többet megtudjak a cégről, az ügyfélről, lássam miben lehetek a segítségére. Meggyőződjek arról, hogy jó irányban haladunk.

Alkalmazások

Mindentől függetlenül számos virtuális lehetőség van a kapcsolattartásra. A legismertebb és legkedveltebb szoftverek erre a Skype és a Zoom. Egyszerű és gyors. Meg lehet osztani a képernyőt, lehet együtt dolgozni, van chat funkció, tökéletes akár tréningek lebonyolítására is. Használhatjuk heti megbeszélés levezetésére videokonferencia formájában.

Beszélnünk kell a folyamatos kommunikációról is, elengedhetetlen, egy-egy kérdésre mielőbb választ adni, kapni. A virtuális világ nagy előnye, hogy gyorsan tudunk reagálni. A legelterjedtebb eszközök a Whatsapp, a Slack, de használható erre a célra a Facebook Messenger is. Ebben érdemes már a megbízás elején megegyezni, mi az, ami az ügyfél számára elfogadható és kényelmes.

Az adatmegosztás történhet Google Drive vagy Dropbox használatával. A mappákat nagyon egyszerűen meg lehet osztani bárkivel. Dokumentumok, szerződések aláírására megfelelő a HelloSign, vagy DocuSign.

Jelszavak. Kényes kérdés. Kivel mit osztunk meg. A felhő alapú LastPass lényege, hogy el lehet menteni a különböző belépési adatokat, illetve ezeket bármikor biztonságosan meg is lehet osztani másokkal. El lehet menteni bankkártya adatokat is, ami szintén nagyon hasznos lehet. Az ügyfél regisztrál, és anélkül oszthatja meg a szükséges jelszavakat, hogy az asszisztens ténylegesen látná.

Összetettebb feladatok lebonyolítására, nyomon követésére lehet használni például a Trello-t, de számos más alkalmazás is elérhető. Ez egy egyszerű projektmenedzsment szoftver, amin keresztül az ügyfelek is láthatják, hol tart a projekt.

Végül az egyik legfontosabb kérdés. Honnan tudom mennyit dolgozott az asszisztensem a megbízással. Mindamellett, hogy a virtuális asszisztens nem játszik az ügyfél idejével, pénzével, hiszen számára kiemelkedően fontos, hogy jó kapcsolatot alakítson ki az ügyféllel, lehet használni itt is applikációkat. Órabér esetén lehet készíteni heti, havi összesítőt. Erre legegyszerűbb a Toggl. Az óra bárhonnan elindítható.

A témához kapcsolódik az információvesztés, és adatvédelem. Legyen ez egy következő bejegyzés témája.

Nézz körül a vállalkozásodban és gondold végig mennyi feladatot le tudna venni egy asszisztens a válladról.

 

Forrás: https://vatrening.com/virtualis-kommunikacio-a-gyakorlatban/

Az inspiráció már megvolt. Köszönet VA Tréning a részletekért.