Lehetőségem nyílt a minap, hogy részt vegyek egy előadás sorozaton a power point használatával kapcsolatban. Közel tíz éve használom a programot prezentáció készítésére a munkám kapcsán, a korábbi iskolás éveket nem is számolom. Részt vettem továbbképzéseken, számos megbeszélésen, tanultam kollégáktól a prezentáció készítés rejtelmeit. Így kétkedve néztem a kollégára, aki felhívta figyelmemet az előadás sorozatra, mondván – menj el, hallgasd végig, hidd el érdemes! Kíváncsian vártam mi újat tud nyújtani.
Legtöbbünk az iskolában, főiskolán találkozik a programmal először, ahol mindenféle előképzés nélkül felszólítanak a használatára. Autodidakta módon megpróbáljuk elsajátítani az alapokat, de ennél tovább már kevesen jutnak. Sokszor hallom, hogy power point bemutatót készíteni hosszadalmas. Sok mindent végig kell gondolni – legyen figyelemfelkeltő, informatív, lehetőleg ne aludjon el a közönség, beleférjek az időkeretbe, maradjon idő kérdésekre és végül mi is az üzenet, amit közvetíteni szeretnék. Ráadásul több alternatív program jelent meg a piacon az utóbbi időben, ami interaktívvá teszi a beszámolókat, erről egy következő bejegyzésben írok majd bővebben. Legtöbbünk nem született marketingesnek, előadónak, így sajnos az üzleti életben nagyon sok előadás unalmas és a lényeg elveszik.
Nézzünk pár trükköt!
Vizuális elemek
Napokat eltöltünk egy prezentációs anyag elkészítésével, azt várnánk a közönség értékeli a befektetett energiát és emlékezni fog arra, amit elmondunk. De ez nem mindig így van. Használjunk bátran vizuális elemeket, úgymint képek, videók. Agyunk lényegesen gyorsabban dolgozza fel a vizuális formában nyújtott információkat, mint a szimpla szöveget. Az elmondott szöveg túlnyomó részét a közönség az első 30 másodperc alatt elfelejti, a vizuális elemekre viszont sokáig emlékezni fog. Gondoljunk egy rózsaszín elefántra, …. és most felejtsük el! Ugye, hogy nem megy. A vizuális elemek használata nem arról szól, hogy jól mutasson a prezentációs anyag, hanem a hatékony kommunikáció egy eszköze.
Színpaletta
A színeknek nagy szerepe van az információ közlésben. Hatékony lesz az előadás, ha egységes a színhasználat. A túl sok fajta szín zavaró lehet és eltereli a figyelmet. Cégek számára készített anyagok esetén egyeztessünk a megrendelővel és használjuk a cég színpalettáját. Figyeljünk a harmóniára, alkalmazzunk analóg, komplementer, vagy monokróm színeket. A power point rendszere segítségünkre lesz ebben.
Objektumok
Leteszteltem. Tíz objektumot – például tíz almát – két másodperc alatt számoltam meg a dián. Hét almát 1.4 másodperc alatt. Hat almát 0.2 másodperc alatt. Nem is kellett számolnom, csak ránéztem és tudtam, hogy hatot látok. Mit is mond mindez. Előadóként az a feladatunk, hogy egyszerűen és érthetően mondjuk el az üzenetünket. Dolgozzunk kevés adattal egy dián – maximum hat – és a közönség gyorsabban feldolgozza az információt.
Mikor kijöttem a teremből arra gondoltam, sokkal hatékonyabb lett volna eddigi fejlődésem, ha csupán ezen az előadás sorozaton veszek részt a többi időt rabló tréning helyett, és hozzáláttam a prezentációs anyagaim megreformálásához.